PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
En el mundo moderno de hoy, en el que lo virtual trasciende al mundo físico y prácticamente todo se hace de forma digital, hasta las transacciones financieras, la firma electrónica ha tomado mucha importancia. En todas partes se está estandarizando esta forma de registro online, incluyendo, por supuesto, Venezuela.
Ante el incremento de negociaciones por Internet, la firma electrónica tiene un especial auge, ya que permite darle una identidad válida a las partes participantes en un contrato digital.
¿Qué función cumple la firma electrónica?
La firma electrónica cumple las mismas funciones que la firma autógrafa en papel, es decir, da validez legal al documento que se firme por las partes intervinientes. En el formato digital, obviamente, no se puede incluir la rúbrica de los firmantes, pero sí un registro informático que le dé la validez y eficacia legal.
Tiene por propósito principal relacionar el contrato y las condiciones y términos contemplados en él con las personas participantes.
¿Cómo obtenerla?
Para tener el correspondiente certificado de firma electrónica se debe gestionar ante las instituciones del Estado facultadas para ello. En el caso de Venezuela el régimen legal que se aplica a las firmas electrónicas es el Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, del año 2001, en que se establece su valor y eficacia.
De acuerdo con esta normativa jurídica, las empresas proveedoras privadas del servicio de certificación de firmas electrónicas acreditadas por la Superintendencia de Servicios de Certificación Electrónica podrán emitirlas legalmente a todo persona natural o jurídica que la necesite.
También se puede tramitar ante la Fundación Instituto de Ingeniería para Investigación y Desarrollo Tecnológico, que está debidamente acreditada por la citada superintendencia.
Beneficios de tener una firma electrónica
Contar con una firma electrónica, indudablemente, genera una serie de beneficios y ventajas para las empresas, principalmente para las pequeñas y medianas:
- • Son muy seguras.
- • Tiene validez jurídica.
- • Agiliza los procesos.
- • Reduce tiempo y acorta distancias.
- • Disminuye la molestia del papeleo.
- • Incrementa la competitividad.
- • Genera mayor eficiencia en los procesos.
- • Brinda versatilidad.
¿En qué documentos se utiliza?
Estas firmas informáticas se pueden usar para firmar cualquier documento, ya que es legal y aporta muchas ventajas, como son seguridad, comodidad y rapidez, que son ideales para validar cualquier clase de documentos y contratos.
Sin embargo, hay 5 documentos en los que se usa con bastante regularidad:
- • Contratos, credenciales y formularios de clientes.
- • Contratos laborales.
- • Contratos comerciales y acuerdos empresariales.
- • Acuerdos de confidencialidad y de no divulgación.
- • Solicitudes públicas.
Costo de la firma digital
La firma digital tiene el valor que le asigna el agente proveedor encargado de emitirla. Por ejemplo, Procert, que es el proveedor aprobado hasta ahora en Venezuela, tiene un costo de Bs. 0,15 por cada transacción firmada que forme parte de los Módulos de Certificado de transacción electrónica y de factura electrónica.
El certificado está asociado a un módulo que se integra a los sistemas del usuario y tiene un costo por separado que debe ser cotizado previamente.
Requisitos a cumplir para solicitar el certificado
Los recaudos que deben presentarse varían de acuerdo al tipo de certificado de firma digital que se solicite, pero en general son los siguientes:
- • Formulario de solicitud.
- • Fotocopia de la Cédula de Identidad.
- • Copia del Registro de Información Fiscal (RIF).
- • Comprobante de pago de servicios.
- • Copia certificada del título profesional (cuando es para un profesional titulado).
- • Gaceta de Designación del Funcionario Público o Número de Certificado de Carrera Administrativa (para funcionarios públicos).
- • Registro de comercio de la empresa solicitante.
Ahora ya sabes
Las firmas electrónicas son una gran ventaja para realizar todo tipo de transacción o contrato en internet y son muy fáciles de gestionar. Si aún no la tienes, deberías tramitarla ya, y al usarla comenzarás a sentir los positivos resultados.